zu erledigende E-Mails auflisten
Thunderbird: Alle E-Mails mit Schlagwörter zusammen auflisten
Wer viele E-Mails versendet oder empfängt, welche eine spätere Kontrolle benötigen, verschlagwortet diese unter Thunderbird. Mit diesem Trick lassen sich (nur) diese untereinander auflisten.
Zusammenfassung kurz & knapp
- Thunderbird kann alle mit bestimmten Schlagwörtern versehenen E-Mails gemeinsam in einem virtuellen Ordner anzeigen.
- Das eignet sich beispielsweise für E-Mails, bei denen noch eine Antwort erwartet wird, oder für Nachrichten, die noch bearbeitet werden müssen.
- Ein virtueller Ordner enthält keine Kopien der Nachrichten, sondern zeigt die passenden E-Mails aus ihren ursprünglichen Ordnern an.
- Änderungen oder Löschungen innerhalb des virtuellen Ordners wirken sich deshalb auch auf die ursprünglichen E-Mails aus.
- Der virtuelle Ordner wird nur lokal in der jeweiligen Thunderbird-Installation angelegt und nicht auf dem E-Mail-Server gespeichert.
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Ich versende manchmal E-Mails mit Thunderbird, für die ich innerhalb eines bestimmten Zeitraumes noch eine Antwort erwarte. Ich markiere diese also mit einem Schlagwort wie ›beobachten‹ oder so ähnlich. Unter Thunderbird kann man sich ja beliebige Schlagwörter und die je dazugehörige Farbe anlegen. Auch für eingehende E-Mails mache ich dies häufig – z. B. mit einem Schlagwort wie ›zu erledigen‹. Alles bekannt, alles kein Problem.
Allerdings fehlte mir immer ein Ort, welcher mir gesammelt alle verschlagworteten Mails auflistet. So etwas bietet Thunderbird zunächst nicht. Man kann dies jedoch auch ohne Plugin erhalten:
Man beachte auf dem Bildschirmfoto den neuen Ordner „E-Mails mit Schlagwörter“. Das Zauberwort lautet hier virtueller Ordner. Ein solcher „Pseudo-Ordner“ versammelt alle E-Mails an einem Platz, welche bestimmte Kriterien erfüllen. Und in meinem Falls sind diese Kriterien das Markiertsein mit bestimmten Schlagwörtern.
Edit: Es geht noch einfacher: ALT-Taste drücken (oberes Menü wird eingeblendet), unter › Ansicht › Ordner › „Schlagwörter“ aktivieren. Dann erscheint in der linken Spalte unten ein neuer Bereich mit den Schlagwörtern bzw. man kann auf diese klicken und die dazugehörigen E-Mails werden gelistet.
Diesen Tipp erhielt ich durch den Kommentar eines freundlichen Lesers meiner Seite. Unter den drei Punkten dieses neuen Menüs kann man diesen Bereich übrigens auch nach oben verschieben.
Weiter geht es nun mit den Filtern bzw. virtuellen Ordnern: So legt man einen virtuellen Ordner unter Thunderbird an:
Als erstes klickt man in der linken Leiste auf den Namen des jeweiligen E-Mail-Kontos. Dann tippt man einmalig auf die ALT-Taste der Tastatur. Denn nun öffnet sich kurzzeitig das obere Menü von Thunderbird (Datei, Bearbeiten, Ansicht, …), welches ansonsten auch bei Ihnen vermutlich versteckt ist. Dort geht man dann auf Datei › Neu › Virtueller Ordner.
Und nun erstellt man eben diesen neuen, virtuellen Ordner. In den Eigenschaften wählt man natürlich min. eine Bedingung aus: ›Schlagwörter‹ ›enthält‹ ›Schlagwortname‹. Wenn man mehrere Schlagwörter hat (wovon auszugehen ist), muss man dann natürlich mehrere Bedingungen für diesen virtuellen Ordner erstellen. Außerdem klickt man darüber die „Checkbox“ ›Mindestens eine Bedingung erfüllen‹ an (und nicht ›Alle Bedingungen erfüllen‹).
Löscht oder bearbeitet man jedoch E-Mails innerhalb des virtuellen Ordners, wirkt sich dies jedoch gleichzeitig auf den eigentlichen Ordner aus, in dem sich diese Mails befinden. Es ist wie ein Spiegel.
Außerdem existiert dieser virtuelle Ordner nur innerhalb der jeweiligen Thunderbird-Installation: Es gibt ihn nicht auf dem eigentlichen E-Mail-Server. Er fungiert lediglich als ein lokaler Ansichts-Filter.
Auf diese Weise habe ich nun alle meine E-Mails, welche ich verschlagwortet hatte, übersichtlich gelistet im Blick und ich schaue regelmäßig in diesen Ordner, ob es vielleicht noch etwas zu tun gibt. Leider blendet Thunderbird hinter diesem Ordner nicht die Anzahl der darin gelisteten E-Mails ein. Das wäre noch praktischer.
Hi, Danke für deine Anleitung. Ich bin beim Anwenden deiner Anleitung zu einem noch komfortablerem Weg gekommen. Möglicherweise kam diese Option erst nach deiner Anleitung dazu?
Klicke oben links auf die 3 Punkte neben „neue Nachricht“ (quasi über den Ordnern). Dort kannst du unter der Auswahl „Ordnermodi“ Schlagwörter als Anzeige auswählen. Die Schlagwörter werden dann unten unter den Ordnern angezeigt. Dort kannst du dann alle Nachrichten pro Schlagwort anzeigen lassen.
VG
Hallo Mark, danke für diesen Tipp! Das habe ich sogleich ausprobiert und ich konnte diesen Schlagwörter-Bereich auch nach oben verschieben. Das ist hier besser als die Lösung mit den virtuellen Ordnern.